【オフィス英会話】電話のかけ方・受け方

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会社にかかってきた電話に出てみたら英語で焦ってしまった、なんて経験はありませんか?

今回は、英語で電話がかかってきたときに慌てずに対応できるように、電話を受けるときとかけるときに分けて、電話応対の基本的なフレーズをご紹介していきます。

ご興味のある方は、当サイトで 英語クイズ(5000問) を出題しておりますので是非ご覧ください。

目次

ビジネスにおける電話応対の基本

英語で電話を受けるときもかけるときも、基本的には日本語と変わりません。

まずは挨拶をして、お名前を聞き、希望の相手が不在ならその旨を伝えましょう。

また、電話をかけて自分の名前を名乗る際は、This is . . . または My name is . . . が一般的です。

「英語を話せる者に代わります」

応対に自信がない場合は、英語を話せる人に代わってもらいましょう。

  • Hold on a second, please.
  • One moment, please.
    (少々お待ちください。)
  • We will change to an English speaker.
  • We will transfer to an English speaker for you.
  • I’ll transfer you to someone who speaks English.
    (英語を話せる担当者に代わります。)

電話を受ける

Thank you for calling.
(お電話ありがとうございます。)

ABC Trading. Jessie Ryle speaking.
(ABC商事でございます。ジェシー・ライルが承ります。)

How may I help you?
(ご用件をおうかがいいたします。→ 定番フレーズなので「何か用ですか」のような冷たい響きはありません)

May / Could I have your name, please?
May I ask who’s calling, please?

(お名前をおうかがいできますか。)

What company are you with?
(どちらの会社の方ですか。)

Who would you like to speak/talk to?
(どの者とお話しされたいですか。)

Hello. This is Mary Smith of TT Company.
(TT商社のメアリー・スミスと申します。)

May I speak to Mr. Miller?
I’d like to speak to Mr. Miller.

(ミラーさんをお願いします。)

Could you (please) say that again?
Could you (please) repeat that?
(もう一度おっしゃっていただけますか。)

Sure. I’ll put you through now. Hold the line, please.
(かしこまりました。すぐにお繋ぎいたします。そのままお待ちくださいませ。)

Just a moment, please.
One moment, please.
(少しお待ちください。)

What’s your name? は「名前は何ていうの?」のような、非常にくだけた失礼な言い方ですので、ビジネスの場ではもちろん、日常会話でも使わないようにしましょう。

「はい、私です。」

I’d like to speak to ●●●, please.●●●さんをお願いします。)

と聞かれて、「はい、私です。」と答える場合は、

Speaking.

または

This is he/she.

などと言います。

希望の相手が不在であることを伝える

電話に出られない
(取り込み中)
be unavailable
離席中be not at one’s desk
電話中be on another call
会議中be in a meeting/conference
外出中be out now または be out of the office
〜から戻っていないbe not back from ●●● yet
早退したleft early today
既に退職したbe no longer with the company

I’m sorry. Unfortunately, he/she is not at her desk right now.
(申し訳ございません。あいにく席を外しております。)

Mr. Clerk is out now.
Mr. Clerk is out of office right now.
(クラークはただ今外出中です。)

He is out for lunch.
(昼食に出ております。)

He/She is out all day.
(本日は一日外出しております。)

He’s taking the day off today.
(本日はお休みをいただいております。)

He/She is unavailable at the moment.
ただ今電話に出ることが出来ません。)

He/She is on another call.
(ただ今ほかの電話に出ております。)

I’m afraid he just left. We expect him back at four.
恐れ入りますが今外出いたしました。4時に戻ることになっています。)

Mr. Tanaka is no longer with the company. He left the company in May.
(田中はもうおりません。5月に退職いたしました。→「もはや〜ない」という意味)

She’s not back from the conference yet.
(まだ会議から戻っておりません。)

I’m sorry. He’s not back yet.
(申し訳ありませんが、彼はまだ戻っておりません。)

Mr. Brown is still in a meeting. He’d like you to wait for about ten minutes.
(ブラウンはまだ会議中です。10分ほどお待ちいただきたいとのことです。)

He‘s away on business now. He should be back on the 10th.
(ただ今出張中です。10日には戻ります。)

He is on a business trip.
出張中です。)

He is out of the country on business.
(海外出張中です。)

What time do you expect him back?
(いつ戻られますか?)

I’m not sure, but I think he’ll be back around three / in about thirty minutes.
(定かではありませんが、3時頃に / 30分ほどで戻ると思います。)

I’m sorry, but he/she left early today.
(申し訳ございません、本日は早退いたしました。)

I’ll tell him/her you called.
(お電話がありましたことを伝えておきます。)

POINT

・take the day off:(会社に申請して) 休みをとる
・I’m afraid (that). . .:残念ながら、申し訳ないんですが (相手にとっては不都合なことを、丁寧に伝えるときの決まり文句)

伝言・折り返し

Is it urgent?
(お急ぎですか。→「緊急の」という意味)

I’ll tell him/her to call you.
(折り返しするように伝えます。)

May I have him/her call you back?
Do you want him/her to call back?
Shall I ask him/her to call you back?
(折り返しさせましょうか?)

If you’re in a hurry, I’ll try to have him/her call you back as soon as possible.
(お急ぎでしたら、できるだけ早く折り返しさせます。)

I’ll have him/her call you back. But it’ll likely be after two o’clock.
(折り返しさせるようにいたします。2時以降になってしまいますが。→「〜の可能性が高い」という意味)

Would you like to leave a message?
(お言付けはございますか。→「伝言を残す」という意味)

I’ll take a message if you like.
宜しければご伝言を承ります。)

May I have your (phone) number so he/she can call back?
(折り返しのお電話番号をおうかがいできますでしょうか。)

POINT

・urgent:緊急の、至急の、急を要する
・be in a hurry:急いでいる
・likely:ありそうな、起こりそうな

取り次ぎをする

「〜にお繋ぎします」は、connect you to . . . や、transfer you to . . . などと言います。

I’ll connect you to Mr. Yoshida.
(吉田にお繋ぎします。)

Let me transfer you to the person in charge.
(担当者にお繋ぎします。)

Mr. Jones is on line 2.
(2番にジョーンズさんからです。)

William, you got a call on line 3. It’s Mike.
(ウィリアム、3番にマイクから電話よ。)

He said it’s important.
(大切な件だそうですよ。)

The client sounded a little angry.
(お得意先、少し怒っていたようだよ。)

There’s a call on line 2. It’s on hold.
(2番に電話が入っています。保留にしてあります。)

Maria, it’s for you from Mr. Sakai. Press button 3 and take the call.
(マリア、酒井さんからお電話よ。3番を押してから受話器を取ってね。)

Tell him I’m not in right now. I’ll call him back later.
(今いない、って言ってくれる? あとでかけ直すよ。)

電話をかける

挨拶Hello.
Good morning.
Good afternoon. など
名前を名乗るThis is ●●●. または My name is ●●●.
会社名を入れるときは from/of ◯◯◯ company などを使う
担当者を
呼び出してもらう
May I speak to . . . ?
I’d like to speak to . . .?
電話の目的
(〜の件で)
I’m calling to inform you that . . .
I’m calling about △△△.
I’m calling to do . . . など
〜の代理でI’m calling on behalf of Mr. Yoshida.
取り次いでもらうCould you transfer this call to . . . ?

Hello. This is Okada Taro from/of XYZ Corporation.
(XYZ 株式会社の岡田太郎と申します。)

This is Tanaka. I’m calling from Japan.
(田中と申します。日本から電話しています。)

May I speak to Mr. Yoshida, please?
(吉田さんをお願いできますか。)

I’d like to speak to Adam Clark from the accounting department.
経理のアダム・クラークさんをお願いします。)

Is Mr. Harada available?
Is Mr Harada there?
(原田さんはいらっしゃいますか。)

I’m calling to arrange an appointment to discuss the price of new products.
(新商品の価格についてご相談するためにご面談の調整をしたくご連絡いたしました。)

I’m calling on behalf of Mr. Yoshida.
(吉田の代理でご連絡いたしました。)

I’m returning your call.
(お電話いただいたとのことで、折り返しいたしました。)

I was away from my desk for a minute.
(少し席を外していたもので。)

I’m sorry to have made you call so many times.
(何度もお電話をいただいてすみません。)

POINT

・be available:(人が、手がすいて) 話す・会うことができる
・on behalf of A / on A’s behalf:A の代理で (A が代名詞の場合は後者)

取り次ぎをしてもらう

Can you connect me to extension 3?
内線3番に繋いでいただけますか。)

Could you transfer this call to the accounting department?
(この電話を経理部に転送していただけますか。)

Could you connect me with the customer service?
(カスタマーサービスにつないでください。)

Would you get me the person I just talked to?
(先ほど電話に出られた方をお願いできますか。→「私が話していた人」という意味)

POINT

・extension:電話の内線
・accounting department:経理部

「かけ直す」の言い方

OK, I’ll call back.
(分かりました。かけ直します。)

Then I’ll call again later.
(では、あとでまたかけます。)

I’ll call back in the afternoon.
(午後にかけ直します。)

Well, I’ll call again tomorrow.
(では、明日またかけます。)

Until what time can I call you?
(何時までなら電話して良いですか?)

I’ll call again around four o’clock.
(4時頃にまたかけます。)

I’m going out now, so I’ll call him/her again.
(これから出かけるので、また改めてこちらからかけ直します。)


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