【オフィス英会話】会議の連絡メールを送る

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社内会議・打ち合わせの英語表現 に続き、今回は社内に会議を行う連絡メールを送るときに使える基本的な英語表現を、例文とともにご紹介していきます。

ご興味のある方は、当サイトで 英語クイズ(5000問) を出題しておりますので是非ご覧ください。

目次

メールの組み立て方

ビジネス会議では、日程や開催場所はもちろんこと、議題(アジェンダ)必要な持ち物など、連絡事項は多岐に渡ります。

いざ会議となったときに揉めないように、不足がないか念入りに確認しましょう。

件名

企業のスタッフの皆さんは、日々たくさんのメールを受信していることと思いますので、件名には会議の通知であることがひと目で分かるようにしましょう。

Meeting reminder
(会議のお知らせ)

PR Dept. Monthly meeting
(広報部 月例会議)

April 18th Sales Strategy Meeting
(4月18日の販売戦略会議)

About Project Meeting on July 10th
(7月10日の企画会議について)

Notification of Monday Meeting
(月曜日の会議のお知らせ)

Changing our meeting on August 24th
(8月24日の会議の変更)

Change in the venue and the time for Monday’s meeting
(月曜会議の場所と時間の変更)

Monday Meeting Cancellation
(月曜の会議のキャンセル)

本文のポイント

挨拶・Dear all,
・Dear team,
・Dear staff,
・Hello 名前, などなど
書き出し・I would like to hold the meeting on Monday, Sep. 10th.
(9月10日月曜日に会議を開催予定です。)
・The meeting on Sep. 10th will be held at 10:00-11:00 a.m. in . . .
(9月10日の会議は10時から11時まで. . . で行います。)
内容・日時
・開催場所(オンラインの場合はその旨も)
・議題(目的など)
・用意するもの
締めの挨拶・I hope you will attend actively in this meeting.
(積極的にご参加ください。)
・Your suggestions for breakthrough solution are welcome
(打開策のための提案を歓迎します。)
・Thank you for your cooperation.
(ご協力宜しくお願いします。)
結び・See you there,
・Regards,
・All the best, (ごきげんよう) などなど
署名自分の名前

前置詞の使い方

間違いを防ぐために、前置詞の使い方をおさらいしておきましょう。

時間at 14:0014時に
from 10:00 am to 11:00 am10時から11時まで
for 2 hours2時間
日付on Feb. 3rd2月3日
on Friday, June 13th6月13日の金曜日
〜までにby Tuesday火曜日までに
until 9:00 pm夜10時までずっと
場所in meeting room 2第2会議室

日程

The monthly meeting will be held on Jul. 11th in conference room #2 at 10:00 am.
(月例会議は、7月11日の10時から第2会議室で開かれます。)

The meeting has been scheduled for April 18th, 3-4p.m. in meeting room 3 on the second floor.
(会議は4月18日の午後3時から4時まで、2階の第3会議室で行われる予定です。)

議題

We will discuss how to raise productivity.
(どのようにして生産性を向上させるかを話し合います。)

This meeting is a very important one to discuss our online service from now on.
今後のオンラインサービスの方針を話し合う大切な会議です。)

事前準備

Please find the PowerPoint materials attached.
(添付のパワーポイントをご参照ください。)

Make sure you prepare your report in advance and submit it to me by April 17th.
事前にレポートをまとめて、4月17日までに私まで提出してください。)

POINT

・prepare:準備する、用意する
・submit:(案・文書・コメントなどを) 提出する、提示する、送信する

注意事項

Attendance is mandatory.
(出席は必須です。)

If there is any unavoidable reason for not attending the meeting, report to me as early as possible.
やむを得ない事情で出席できない場合は、出来るだけ早く私までお知らせください。)

If you have any questions, please feel free to contact me.
(何か質問がありましたら、遠慮なくご連絡ください。)

POINT

・mandatory:(かたく) 義務的な、強制的な
・unavoidable:避けられない、やむを得ない
・feel free to:「お気軽に・遠慮なく」を意味する決まり文句

変更

Please note that budget meeting has been rescheduled for Oct. 1st. The time and venue will remain the same.
予算会議は10月1日に変更になりました。時間と場所は同じです。)

Please be advised that the meeting venue has been changed from meeting room 2 to 4.
(会議の場所が第2会議室から第4会議室に変更になりましたのでご承知おき下さい。)

POINT

・budget:(国家・会社・個人などの) 予算、生活費
・Please be advised that . . . :〜であることをお知らせします、お知りおきください
・venue:(コンサート・競技・会議などの) 開催地、会場

延期

「延期する」は put off、または ややかたく postpone を使います。

The meeting has been put off until the 20th of this month.
(会議は今月20日に延期されました。)

This afternoon’s meeting has been postponed until tomorrow.
(午後の会議は明日に延期されました。)

キャンセル

The previously announced sales strategy meeting has been cancelled today.
以前に通知しておりました販売戦略会議は、本日キャンセルになりました。)

So sorry but I have to cancel our meeting scheduled at 11 am on Friday, 13th.
(13日の金曜日、11時に予定されていた会議をキャンセルせねばなりません。誠に申し訳ございません。)

POINT

・previously:以前に、前もって
・strategy:(大規模な) 戦術、戦略、方針

作成例1

❶ Subject: Notification of Strategy Meeting

❷ Dear staff,

❸ The strategy meeting will be held on April 24th in conference room B at 15:00.
❹ The latest analysis on our gross sales will be presented by Mr. Taro Yoshida from the Sales Promotion Department at the meeting.

❺ Please read the attached document before the meeting.

❻ Your active participation will make the meeting!

Best regards,
Hiroshi Fujita

❶ 件名:販売戦略会議のお知らせ

❷ スタッフの皆様

❸ 販売戦略会議が、4月24日の15時にB会議室で開かれます。
❹ 会議では、販売促進部の吉田太郎さんより、総売上に対する最新分析が発表されます。

❺ 会議の前に、添付の資料を読んでおいてください。

❻ 皆様の積極的な参加で会議を成功させましょう!

藤田 寛

POINT

・attached:添付の
・participation:(〜への) 参加、関与

作成例2

❶ Subject: Monthly online meeting

❷ Dear Finance Team members,

❸ I would like to inform you that the monthly online meeting is scheduled for 10:00 am on Monday, September 4.
❹ We’re going to discuss the quarterly budget.

❺ Feel free to contact me with any questions.
❻ I look forward to seeing all of you and hearing your input at the meeting.

All the best,
Hiroshi Fujita

❶ 件名:月例オンラインミーティング

❷ ファイナンスチームの皆様

❸ 月例オンラインミーティングが9月4日月曜日の10時から開かれますのでご連絡いたします。
❹ 会議では、四半期の予算について話し合う予定です。

❺ ご質問があればご連絡ください。
❻ チーム全員のご参加、会議での皆さんからのご意見をうかがうことを楽しみにしています。

藤田 寛

POINT

・quarterly:年4回の、3ヶ月おきの
・input:(意見の) 提供


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